Privacyverklaring Scouting Lier vzw

Scouting Lier VZW hecht groot belang aan een goede en transparante relatie met leden, ouders, structuurvrijwilligers, sympathisanten en klanten. Net daarom is jouw privacy erg belangrijk voor ons.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken. We doen dit steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Over ons

Scouting Lier VZW  is een jeugdbeweging actief in Vlaanderen.

Scouting Lier VZW verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Jouw rechten

Je hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen. Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment opnieuw intrekken.

1. Gegevens inkijken

Je kan jouw gegevens op verschillende manieren raadplegen. Heb je een account op de Groepsadministratie, dan kan je daar verschillende persoonsgegevens bekijken en/of aanpassen. Je kan ook contact opnemen met de plaatselijke groep, het Nationaal Secretariaat of een van onze winkels of jeugdverblijven.
Wil je een volledig recht van inzage uitoefenen? Neem dan contact op met de Functionaris voor Gegevensbescherming.

2. Gegevens verbeteren of aanvullen

Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.

3. Gegevens verwijderen

Je kan vragen om jouw gegevens te verwijderen in onder andere volgende gevallen:

• De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
• De verwerking werd uitgevoerd met jouw expliciete toestemming en je wil deze intrekken.
• De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.

4. Gebruik van gegevens beperken

Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vragen kunnen voldoen; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.

5. Rechten uitoefenen

We helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. In dat geval zal een kopie van jouw identiteitskaart gevraagd worden. Zo voorkomen we dat iemand anders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.

Voor alle vragen, opmerkingen of klachten kan je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming via info@scoutinglier.be of door een brief te sturen naar Scouting Lier vzw, TAV Functionaris voor Gegevensbescherming, Marnixdreef 28, 2500 LIER.

Ben je niet tevreden met ons antwoord of zoek je meer informatie? Dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be .

Welke gegevens verzamelen we?

Hieronder kan je een overzicht vinden van alle gegevens die we verzamelen. Je kan hierbij in één of meerdere categorieën vallen.

Als lid of leiding in een plaatselijke groep of als structuurvrijwilliger:

Identificatiegegevens zoals naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, emailadres en lidnummer;
Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum, leeftijd en nationaliteit;
Medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, bijzondere aandachtspunten voor leiding bij sociale omgang, bij sporten, bij hygiëne of bij beperkingen;
Gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood;
Lidmaatschappen zoals vorige en huidige functies in plaatselijke, regionale en nationale groepen;
Filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen;
Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer en financiële tegemoetkomingen;
Afbeeldingen zoals foto’s gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

Scouting Lier vzw verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor:

• Een vlotte werking 
• Het verzekeren van elk aangesloten lid
• Communicatie over de werking van de organisatie
• Het versturen van tijdschriften aan leden en leiding
• Het organiseren van evenementen en het aanbieden van vormingsactiviteiten

Het verstrekken van de identificatiegegevens en persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij Scouting Lier VZW. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan er geen aansluiting zijn.

Medische gegevens worden verwerkt om leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid of elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.

Gegevens over bestelling, reservaties, verblijven en facturen worden verwerkt in het kader van de contractuele relatie met het Nationaal Secretariaat of de Hopper winkels en jeugdverblijven.

Verkrijgen van gegevens

Gegevens worden op twee manieren verzameld:

• Rechtstreeks van de betrokkene en/of zijn/haar ouder(s) of voogd
• Via de plaatselijke scouts- en gidsengroep. De ‘Verantwoordelijke Groepsadministratie’ bezorgt gegevens van leden en leiding via de ‘Groepsadministratie’ aan het Nationaal Secretariaat.

Toegang tot en doorgeven van gegevens

Toegang tot de persoonsgegevens van leden en leiding verloopt getrapt.
Zo heeft plaatselijke leiding toegang tot alle persoonsgegevens van leden en leiding van desbetreffende groep. Leden van het district en de gouw hebben beperkte toegang tot de gegevens van hun respectievelijke regio’s.
Personeelsleden op het Nationaal Secretariaat en Hopper hebben toegang tot de basisgegevens van alle leden en leiding in het kader van hun werkzaamheden.

Scouting Lier vzw werkt samen met verschillende verwerkers, die (beperkte) gegevens ontvangen om hun diensten te kunnen leveren. 

Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden waarmee Scouting Lier vzw geen verwerkingsovereenkomst heeft gesloten.

Versie privacyverklaring

De meest recente versie van onze privacyverklaring is steeds te vinden via www.scoutinglier.be/privacybeleid.
Deze versie werd het laatst gewijzigd op 31 oktober 2020.